In einer koordinierten schriftlichen Prüfungsaktion nehmen zehn deutsche Datenschutzaufsichtsbehörden Übermittlungen personenbezogener Daten in das Nicht-EU-Ausland genauer unter die Lupe. Die Prüfung soll dabei auch der Sensibilisierung von Unternehmen für gerade die Verarbeitungsprozesse dienen, bei denen personenbezogene Daten in Nicht-EU-Länder übermittelt werden – wie es bspw. bei Cloud Computing häufig der Fall ist.
In den letzten Jahren haben grenzüberschreitende Übermittlungen von personenbezogenen Daten in der Privatwirtschaft weiter massiv zugenommen. Zu den Ursachen dieser Entwicklung zählen die wirtschaftliche Globalisierung wie auch die stetige Ausbreitung von Dienstleistungen und Produkten des sog. Cloud Computing. Selbst viele kleinere und mittlere Unternehmen in Deutschland verarbeiten personenbezogene Daten (z. B. von Kunden, Mitarbeitern oder Bewerbern) häufig auf Servern externer Dienstleister, oft außerhalb der Europäischen Union. Dies ist vor allem bei Angeboten wie dem so genannten Software as a Service der Fall, die standortunabhängig und flexibel genutzt werden können. Viele dieser Dienste stammen von US-Unternehmen. Die bisherige Erfahrung der Datenschutzaufsichtsbehörden zeigt, dass sich Unternehmen bei Nutzung solcher Produkte nicht immer der Tatsache bewusst sind, dass dadurch eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA und/oder in andere Nicht-EU-Staaten stattfindet und entsprechende datenschutzrechtliche Konsequenzen daraus resultieren.
Möchte ein Unternehmen personenbezogene Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union übermitteln, so muss es zuerst prüfen, ob überhaupt sichergestellt werden kann, dass die Daten auch nach der Übermittlung noch angemessen geschützt bleiben – andernfalls muss die Übermittlung unterbleiben. Entscheidend ist daher, im Unternehmen frühzeitig eine Sensibilisierung dafür zu erzeugen, ob und ggf. im Rahmen welcher Verarbeitungen das Unternehmen personenbezogene Daten in Nicht-EU-Staaten übermitteln möchte oder vielleicht sogar bereits übermittelt.
Vor diesem Hintergrund werden zehn deutsche Datenschutzaufsichtsbehörden (Bayern, Berlin, Bremen, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Saarland und Sachsen-Anhalt) in den nächsten Wochen eine koordinierte schriftliche Prüfungsaktion zur Abfrage von Übermittlungen personenbezogener Daten durch nicht-öffentliche Stellen, d. h. insbesondere Unternehmen, in Nicht-EU-Staaten durchführen. Im Rahmen der Prüfung werden Unternehmen angeschrieben, die nach dem Zufallsprinzip ausgewählt wurden. Die Aufsichtsbehörden haben dabei Wert darauf gelegt, Unternehmen unterschiedlicher Größenordnungen und verschiedener Branchen einzubeziehen.
Ein wichtiges Ziel der Prüfung liegt in der Sensibilisierung der Unternehmen für Datenübermittlungen in Länder außerhalb der Europäischen Union. Um Unternehmen das Auffinden solcher Übermittlungen zu erleichtern, wird auch gezielt nach dem Einsatz von Produkten und Leistungen externer Anbieter gefragt, die – nach bisherigen Erfahrungen der Aufsichtsbehörden – mit einer Übermittlung personenbezogener Daten in Nicht-EU-Staaten verbunden sind. Gefragt wird zum Beispiel nach der Inanspruchnahme externer Leistungen und Produkte in Bereichen wie Fernwartung, Support, Ticketing-Bearbeitung, aber auch Customer Relationship Management oder Bewerbermanagement.
Sofern personenbezogene Daten in Nicht-EU-Staaten übermittelt werden, sind die kontrollierten Unternehmen darüber hinaus aufgefordert anzugeben, auf welcher datenschutzrechtlichen Grundlage die Übermittlungen erfolgen. Mitgeteilt werden muss bspw., ob für das Zielland durch Beschluss der Europäischen Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau anerkannt ist (dazu zählt auch der sog. EU-U.S. Privacy Shield), ob Standardvertragsklauseln als Grundlage verwendet werden, ob die Übermittlungen auf Einwilligungen der Betroffenen gestützt werden o.a.