Die Firma Futura Solutions hat die Ergebnisse der Trendstudie mit dem Titel “Beschaffung komplexer Leistungen – auf dem Weg zu mehr digitaler Prozessqualität?” vorgestellt, die Mitte 2018 durchgeführt wurde. Ziel der Umfrage war es, den Status quo im Bereich Digitalisierung in der Dienstleistungsbeschaffung in deutschen Unternehmen abzufragen sowie zu analysieren, wie diese Unternehmen die Herausforderungen angehen, die sich bei der Beschaffung insbesondere komplexer Leistungen ergeben. Die Studienergebnisse der Trendstudie liegen nun vor und können bei Futura Solutions angefordert werden.
„Heute richten sich viele Hoffnungen auf die Vorteile eines End-to-end-integrierten Beschaffungsprozesses. Wir beobachten, dass der Digitalisierungsfokus in vielen Unternehmen jedoch nach wie vor material- und fertigungsgetrieben ist – Dienstleistungen werden oft lediglich im Rahmen des indirekten Einkaufs beachtet und in den digitalen Strukturen wie Material behandelt. Das greift jedoch da zu kurz, wo Dienstleistungs- beschaffung einen strategischen Wertbeitrag in Unternehmen leistet“, erklärt Hartmut Schwadtke, Geschäftsführer von Futura Solutions, bei der Vorstellung der Ergebnisse. „Wir wollten wissen: Wo stehen Unternehmen in ihrem Digitalisierungsprozess, die genau diese Anforderungen haben? Wie gehen sie die Herausforderungen an, die sich bei der Beschaffung insbesondere komplexer Leistungen ergeben? Mit unserer Studie möchten wir die Dienstleistungsbeschaffung auf das Radar der Studienlandschaft zum Einkauf 4.0 holen.“
Die wichtigsten Ergebnisse der Trendstudie
Der Verbesserung der Dienstleistungs- qualität wird unter allen abgefragten Zielen die höchste Bedeutung zugemessen. 95 Prozent der Teilnehmer verschreiben sich diesem Ziel. Die Mehrheit von ihnen sieht sich dabei auch auf einem bereits guten Weg: 63 Prozent beurteilen den Umsetzungsgrad als (eher bzw. vollständig) erreicht. Die damit zusammenhängende Verbesserung der Versorgungssicherheit landet als Ziel sogar annähernd gleichauf in puncto Ziel-bedeutung und aktuellem Umsetzungsgrad bei 86 Prozent bzw. 80 Prozent.
Ganz anders sieht es in den klassischen Kategorien Zeit und Kosten aus. Den größten Nachholbedarf haben Unternehmen bei dem Ziel, Prozesse zu beschleunigen. Hier offenbart sich mit Abstand die größte Schere zwischen Wichtigkeit (91 Prozent) und Umsetzungsgrad (47 Prozent) – und das obwohl der Automatisationsgrad im operativen Beschaffungsprozess bei Bestellung (55 Prozent) und Rechnungs-verarbeitung (44 Prozent) bereits sehr hoch ist.
Die vorgelagerten Prozesse Bedarfsbeschreibung und -planung, Angebotsprüfung und Preisvergleich sowie Vergabeentscheidung erfolgen bei vielen Unternehmen hingegen noch wenig automatisiert: Bei über 60 Prozent der Unternehmen überwiegt in diesen Schritten eine manuelle Integration. Angesichts des mehrheitlichen Einsatzes von E-Sourcing-Lösungen (65 Prozent) und hoher Zufriedenheit in Funktionalität und Bedienungsfreundlichkeit (86 Prozent) ist dies erstaunlich. Das legt den Schluss nahe, dass das Effizienzpotenzial rund um diese Kernprozesse – insbesondere Bedarfsbeschreibung und Bedarfsplanung – noch nicht ausgeschöpft wird.
Datenqualität und Standardisierung
Einer der Gründe dafür zeigt der Blick darauf, wie Dienstleistungsbedarfe beschrieben werden: Bei knapp 70 Prozent der befragten Unternehmen erfolgt dies in Form von Freitext, also nicht standardisiert. Lediglich 45 Prozent greifen dafür auf Mutter- bzw. Stammleistungsverzeichnisse zurück. Es verwundert daher nicht, dass bei den Unternehmen, die kein Ausschreibungs- system einsetzen, fehlende interne Voraussetzungen (Technik, Daten) mit knapp 60 Prozent die Liste anführen – noch vor den klassischen direkten Kosten- oder Ressourcenargumenten. In die gleiche Richtung weist der Grund, dass keine signifikanten Einsparungen gegenüber den bisherigen Prozessen (d. h. beispielsweise per E-Mail oder Outlook) zu erwarten sind. Dies ist bei immerhin 17 Prozent der Befragten ausschlaggebend.
Auch in den anschließenden Prozessen tauchen diese Gründe immer wieder ganz oben auf. Eine zu geringe „Katalogfähigkeit“ der relevanten Dienstleistungen (38 Prozent) ist der Hauptgrund, warum kein E-Procurement-System eingesetzt wird. An zweiter Stelle sind es wieder fehlende interne Daten- voraussetzungen (32 Prozent), die ebenfalls für 40 Prozent der Befragten gegen die Einführung eines Gutschriftverfahrens sprechen. Fehlende oder mangelnde Standardisierung wirkt sich daher auf die Datenqualität im gesamten Beschaffungsprozess aus und ist ein zentraler Trigger, warum digitale Effizienz entweder nicht oder nicht im vollen Umfang zum Tragen kommt.
Digitale Durchgängigkeit
E-Sourcing-Lösungen werden häufiger als Schattenlösung eingesetzt als E-Procurement- Lösungen. Während bei ersteren bei 38 Prozent der Befragten keine Integration in das betriebliche Backend-System sinnvoll bzw. möglich ist, ist dies in der opera- tiven Beschaffung nur bei 13 Prozent der Unternehmen der Fall. Das liegt möglicherweise auch daran, dass zur Dienstleistungsabwicklung überwiegend SAP zum Einsatz kommt: 62 Prozent gaben an, das ERP-System bzw. S/4 HANA zu nutzen, bei 37 Prozent ergänzend weitere SAP-Procurement-Lösungen wie SRM oder Ariba. Auffällig ist mit 15 Prozent ein hoher Anteil sonstiger Lösungen, die sich in eine Vielzahl branchenspezifischer bzw. eigenentwickelter Procurement-Systeme aufsplitten.
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FUTURA Collaboration Plattform: Ihre Lösung für die digitale Dienstleistungsbeschaffung
Seit 1997 entwickelt und betreibt Futura Solutions innovative Software-Lösungen, die Menschen und ihre Arbeitsprozesse verbinden. Die Erfahrung bei Entwicklung und sicherem Betrieb von Cloud-Services kombinieren wir mit einer tiefen SAP-Expertise. Weltweit arbeiten branchenübergreifend mehr als 60.000 Anwender mit FUTURA®-Lösungen. Zu den Kunden gehören mittelständische Firmen sowie 20 Prozent der DAX30-Unternehmen, für die neue Leistungspotenziale in ihrer Beschaffung erschlossen werden.
Als in Deutschland ansässiger Anbieter von Cloud Computing-Lösungen engagiert sich das Unternehmen u.a. in der Initiative Cloud Services Made in Germany.