Die Scopevisio AG geht mit ihrem neuen Rechnungseingangsbuch einen weiteren wichtigen Schritt in Richtung automatisierte Buchhaltung. Das neue Scopevisio Rechnungseingangsbuch nutzt KI-Verfahren, um den Rechnungsworkflow zu straffen und transparenter zu gestalten. Für den Anwender wird die Bearbeitung von Eingangsrechnungen dadurch einfacher, komfortabler und effizienter. Das Unternehmen spart nicht nur Prozesskosten ein, sondern profitiert auch von verbesserter Liquidität, denn bei Rechnungen, die schneller bearbeitet werden, kann gegebenenfalls auch Skonto besser genutzt werden. Das neue Rechnungseingangsbuch ist Teil der integrierten Cloud-Unternehmenssoftware von Scopevisio.
Bei der Eingangsrechnungsverarbeitung sorgen unterschiedliche KI-Verfahren für einen hohen Automatisierungsgrad. Die Software lernt, Stamm- und Positionsdaten aus dem Beleg automatisch zu extrahieren. Individuell vordefinierte, mehrstufige Prüf- und Freigabeprozesse mit festgelegten Verantwortlichkeiten sorgen für kurze Durchlaufzeiten. Viele manuelle Schritte entfallen in der Bearbeitung – etwa das Eintragen einzelner Positionen, Rechnungsstempel vergeben, das händische Weiterleiten an die nächste Zuständigkeitsebene oder die Vorkontierung. Diese Schritte werden von der Software automatisiert ausgeführt. Mitarbeiter werden von Routinen entlastet und Skonti optimal ausgenutzt. Dadurch steigen Produktivität, Transparenz und Effizienz. Als Cloud-Lösung mit mobilen Apps verbessert Scopevisio auch die Zusammenarbeit von Firmen mit mehreren und dezentralen Standorten oder mobilen Mitarbeitern.
„Unser Ziel ist, betriebliche Abläufe zu optimieren. Dazu setzen wir zunehmend Verfahren der künstlichen Intelligenz ein, die wir je nach Prozess miteinander kombinieren“, erläutert Dr. Jörg Haas, Gründer der Scopevisio AG. „Beim Rechnungseingangs-Workflow nutzen wir vor allem drei KI-Methoden im Hintergrund: semantische Verfahren zur Erkennung von Kopf- und Stammdaten, künstliche neuronale Netze zur Erkennung von Einzelpositionen auf dem Beleg und Expertensysteme für die Steuerung der Freigaben. In Zukunft wollen wir künstlich-intelligente Verfahren auch nutzen, um Anomalien zu erkennen, zum Beispiel, wenn sich ein Einzelpreis einer häufig gekauften Ware signifikant verändert hat oder der Bestellpreis ungleich dem Rechnungspreis ist. Ein Mensch würde solche Abweichungen nur schwer erkennen. All das fassen wir unter dem Begriff ‚Assisted Work’ zusammen: Künstlich-intelligente Software soll Mitarbeiter von Routinen entlasten und sie bei Entscheidungen unterstützen.“ Ziel des Bonner Softwareunternehmens ist es, sukzessive immer mehr betriebliche Prozesse und Teilprozesse zu optimieren und zu automatisieren.
Einzelne Features des neuen Rechnungseingangsbuchs in der Übersicht:
- E-Mail-Adressen für Eingangsrechnungen: Für Lieferanten können spezielle E-Mail-Adressen eingerichtet werden, z. B. „rechnung @ mustermann.de“. Alle Rechnungen, die an diese Adresse gehen, werden automatisch ins Rechnungseingangsbuch hochgeladen und ausgelesen, ohne dass der Anwender eingehende Rechnungen manuell hochladen muss. Daneben ist aber auch der Upload per Drag & Drop, per Scanner oder per App möglich.
- Dateinamen-Konfiguration: Zudem lässt sich optional vorkonfigurieren, mit welchem Dateinamen alle Rechnungen im System angelegt werden sollen – etwa mit Datum, Rechnungsnummer und Lieferant. Geht zum Beispiel ein PDF-Beleg von einem zentralen Scanner mit einer losen Zahlenfolge im Dateinamen ein, benennt das System diese Datei automatisch im gewünschten Format.
- Automatische Datenextraktion: Scopevisio ist dank der Nutzung von semantischen und logischen Verfahren in der Lage, bei der OCR-Auslesung Stamm- und Kopfdaten auf dem Beleg zu erkennen. Einzelne Positionsdaten werden mithilfe von künstlichen neuronalen Netzen ausgeziffert, die als lernende Systeme mit der Zeit immer genauer werden und Regelmäßigkeiten genauso wie Anomalien erkennen lernen. Der Anwender muss die erkannten und ausgelesenen Daten anschließend prüfen. Dabei hilft ihm das neben den Daten eingeblendete Belegbild mit farblichen Markierungen. Diese zeigen die Stelle auf der Rechnung an, auf der die ausgelesenen Daten zu finden sind. Abschließend muss jede erfasste Rechnung manuell verifiziert werden.
- Anbindung an Creditreform: Die Creditreform Adressdatenbank ist in Scopevisio integriert, sodass sich fehlende Angaben wie etwa Adresszusätze per Mausklick ergänzen lassen.
- Individuelle und mehrstufige Prüf- und Freigabeprozesse: Für jede Rechnungsart und jeden Absender lassen sich im System individuelle und mehrstufige Prüf- und Freigabeprozesse einrichten. Dabei können sowohl Rollen als auch Einzelpersonen als Verantwortliche im Prüfprozess definiert werden. Die Einrichtung eines Freigabeprozesses erfolgt über wenige Mausklicks. Jeder Prüfstufe können auch Pflichtfelder zugeordnet werden, die ergänzt werden müssen, etwa Kostenstellen oder Projektkostenstellen. Damit wird sichergestellt, dass am Ende des Freigabeprozesses alle für die Abrechnung und Buchhaltung notwendigen Informationen vorhanden sind.
- Automatisierung des Freigabeprozesses bis zur Zahlung: Sobald eine eingegangene Rechnung verifiziert ist, durchläuft sie den definierten Freigabeprozess. Gibt ein Zuständiger nach sachlicher Prüfung die Rechnung frei, datiert die Software diese Freigabe automatisch mit einem Stempel und gibt sie an die nächste Prüfinstanz zur Zahlungsfreigabe weiter, ohne dass der Anwender dazu etwa per E-Mail aufgefordert werden muss. Sobald die Rechnung durch alle Prüfinstanzen zur Zahlung freigegeben ist, bereitet die Software automatisch die Überweisung vor. Dadurch wird der Durchlauf einer Rechnung beschleunigt – was die Ausnutzung von Skonti fördert.
- Mobile Freigaben: Mit der mobilen App REBU2GO lassen sich Prüfungen vornehmen und Freigaben bequem von unterwegs erteilen.
- Transparenz durch Aktivitätenjournal und Kontrollmechanismen: Das Aktivitätenjournal protokolliert automatisch jeden Schritt während des Bearbeitungsprozesses. So lässt sich der Bearbeitungsstatus einer jeden Rechnung auf einen Blick einsehen. Aufwändiges Suchen oder Nachforschen entfällt. Auf Basis des Aktivitätenjournals kann sich jeder Anwender auch individuelle Benachrichtigungen einrichten, die ihn zum Beispiel per E-Mail oder Slack über anstehende oder erteilte Freigaben informieren. Gleiches geht auch zur Überwachung von Skonti.
- GoBD-Konformität: Die Software sorgt durch integrierte Mechanismen und Vorgaben dafür, dass jede Rechnung GoBD-konform bearbeitet wird. Ist ein Beleg einmal durch einen Mitarbeiter verifiziert, ist er im System unveränderbar.
Das neue Rechnungseingangsbuch ist ab sofort als Teil der Scopevisio Unternehmenssoftware verfügbar.
Die Scopevisio AG unterstützt den Mittelstand bei der digitalen Transformation. Grundlage dafür ist eine integrierte Unternehmenssoftware aus der Cloud. Unternehmen können damit ihre Geschäftsprozesse – unabhängig von Standorten und Endgeräten – ganzheitlich und durchgängig abbilden. Zudem lassen sich verschiedene Geschäftsbereiche wie Marketing, Vertrieb, Finanzen und Controlling sowie zentrale Geschäftsprozesse wie Vertriebssteuerung, Projektmanagement, Abrechnung, Buchhaltung und Dokumentenmanagement in einer zentralen Lösung integrieren. Dabei setzt Scopevisio bereits heute auf den Einsatz neuer Technologien wie künstliche Intelligenz oder Sprachsteuerung, um Unternehmensprozesse hochgradig zu automatisieren und zu vereinfachen. Da Scopevisio ein offenes System ist, erlaubt es den medienbruchfreien Datenaustausch mit Drittanwendungen und deren Integration, etwa mit DATEV, Microsoft, Creditreform. Scopevisio wird ausschließlich in Deutschland entwickelt und als Cloud-Service in zertifizierten, hochsicheren Rechenzentren in Deutschland betrieben. Die Scopevisio AG beschäftigt rund 85 Mitarbeiter und zählt knapp 2.000 mittelständische Unternehmen zu ihren Kunden.