Trendstudie E-Mail-Archivierung und Verfahrensdokumentation auf der Grundlage der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD): Die Ergebnisse liegen vor

Die ITSM OHG, Hersteller der Dokumentenmanagement-Komplettlösung ITSM!DMS und der SaaS-Lösung ITSM!archiv für die reine E-Mail-Archivierung auf Basis von MailStore™, hat die Ergebnisse der Trendstudie E-Mail-Archivierung und Verfahrensdokumentation auf der Grundlage der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) vorgestellt. Befragt wurden Fach- und Führungskräfte in mittelständischen Unternehmen. Der Ergebnisbericht steht ab sofort zum Download auf der ITSM!DMS-Webseite zur Verfügung.

„Es ging uns hauptsächlich darum, mehr über die Anforderungen des Marktes zum Thema E-Mail-Archivierung und Dokumentenmanagement vor dem Hintergrund der bereits seit 2015 geltenden Vorgaben der GoBD zu erfahren, die für alle Unternehmen in Deutschland bindend sind“, erklärt Norbert Meiß, Geschäftsführer der ITSM OHG, zu den Gründen für die Durchführung der Trendstudie. Er erläutert weiter: „Bei unseren Gesprächen mit den Verantwortlichen unserer Kunden und Interessenten blieben immer wieder einige Fragen offen, so dass wir kein schlüssiges Gesamtbild hatten. Die Trendstudie sollte uns helfen, das Bild zu ergänzen und abzurunden. Die gewonnenen Erkenntnisse helfen uns nun da¬bei, unsere Produkte zielgerichteter weiter zu entwickeln und nur dann neue Funktionen aufzunehmen, wenn sie von den Unternehmen auch benötigt werden.“

Die wichtigsten Ergebnisse im Überblick:

  • Fast 40 Prozent (39 %) der Umfrageteilnehmer gaben an, dass sie die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) nur teilweise (27 %) oder überhaupt nicht (12 %) kennen.
  • Mehr als ein Drittel (36 %) der Umfrageteilnehmer gab zu, die GoBD nur teilweise (24 %) zu erfüllen, bzw. nicht zu wissen (12 %), ob das Unternehmen die GoBD erfüllt.
  • Fast 40 Prozent (39 %) der Umfrageteilnehmer gehen davon aus, dass NICHT die Geschäftsleitung, sondern die Finanzbuchhaltung (30 %) bzw. der Steuerberater (9 %) für die Einhaltung der GoBD verantwortlich sind.
  • Die große Mehrheit (94 %) der befragten Unternehmen erhält heute bereits E-Mails mit buchhaltungsrelevanten Inhalten (Angebote, Rechnungen, etc.).
  • 30 Prozent der Umfrageteilnehmer, die Rechnungen nach dem Erhalt per E-Mail ausdrucken, wissen nicht, dass es mit dem Ausdrucken von Rechnungen nicht getan ist, um die Vorschriften der GoBD zu erfüllen.
  • 27 % der befragten Unternehmen sind fälschlicherweise der Meinung, dass das Ablegen im Dateisystem ausreicht, um E-Mails im Sinne der GoBD rechtssicher zu archivieren.
  • Fast ein Drittel der Umfrageteilnehmer (30 %) gab zu, die Regelungen der GoBD zur E-Mail-Archivierung nicht zu kennen. Weitere 30 Prozent der befragten Unternehmen kennen zwar die Regelungen der GoBD zur E-Mail-Archivierung, haben sie aber nicht umgesetzt, weitere vier Prozent wissen nicht, ob die Regelungen umgesetzt wurden.
  • Fast 30 Prozent (29 %) der Firmen, die bisher die GoBD-Vorgaben zur E-Mail-Archivierung noch nicht erfüllen, planen auch zukünftig nicht, die GoBD-Vorgaben zur E-Mail-Archivierung umzusetzen.
  • Nur zwei Drittel (67 %) der befragten Unternehmen verfügen über eine aktuelle Verfahrensdokumentation. 27 Prozent der Umfrageteilnehmer gaben an, den Begriff Verfahrensdokumentation im Rahmen der Umfrage zum ersten Mal zu hören.
  • Knapp zwei Drittel der Umfrageteilnehmer (64 %) setzen im Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem ein.
  • 52 Prozent der Teilnehmer verfügen über ein Dokumentenmanagementsystem mit der Funktion „ersetzendes Scannen“, 73 Prozent davon setzen diese Funktion auch ein. 58 Prozent der Befragten, die „ersetzendes Scannen“ nicht einsetzen können, würden dies tun, wenn die Funktion zur Verfügung stehen würde.

Fazit von ITSM OHG-Geschäftsführer Norbert Meiß: „Am meisten überrascht hat mit bei den Ergeb¬nissen der Trendstudie die Tatsache, dass das Thema GoBD und die damit verbundenen Vorgaben für die Bereiche E-Mail-Archivierung und Dokumentenmanagement von vielen Unternehmen noch immer nicht wirklich ernst genommen werden. Immerhin traten die GoBD bereits zum 1.1.2015 in Kraft. Ich empfinde diese Haltung und Vorgehensweise als ein wenig kurzsichtig, da dies in den kommenden Jahren zu unliebsamen Überraschungen führen dürfte. Es mehren sich die Nachrichten, dass Betriebsprüfer das Thema jedes Jahr etwas ernster nehmen und gezielt nachfragen. Die Verhängung von Bußgeldern und Steuerschätzungen werden in dem einen oder anderen Fall die Konsequenz sein. Die Schonzeit ist definitiv vorbei.“

Der Ergebnisbericht der Trendstudie E-Mail-Archivierung und Verfahrensdokumentation auf der Grundlage der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) steht ab sofort zum Download auf der ITSM!DMS-Webseite zur Verfügung

ITSM!DMS: Der ersten Schritt zum papierlosen Büro

Mit ITSM!DMS bietet die ITSM OHG aus Langenfeld die Software-Lösung zur strukturierten Verwaltung und sicheren Archivierung aller Dokumente eines Unternehmens. Das Dokumenten-Management-System organisiert nicht nur elektronische Dokumente wie etwa Word- oder PDF-Dateien, sondern auch ursprünglich papiergebundene Dokumente, die durch einen Scanvorgang digitalisiert wurden und dank eines OCR-Moduls lesbar und am Computer durchsuchbar sind.

Mit dem Einsatz von ITSM!DMS können Unternehmen sicher sein, alle Vorgaben der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vollumfänglich zu erfüllen.