Das Caravan-Center in Bocholt hat mit der Cloud-ERP-Lösung Sage X3 seine gesamten Unternehmensprozesse optimiert. Damit spart das Unternehmen bis zu 3.000 Arbeitsstunden pro Jahr ein und schafft die technologischen Voraussetzungen für weiteres Wachstum.
Reisen mit dem Wohnmobil oder Wohnwagen liegen im Trend und bescheren den Anbietern steigende Umsätze. Die Gründe dafür sind so vielfältig wie die Käufer selbst: Vom entdeckungslustigen Rentnerpaar bis hin zur umweltbewussten Familie, die auf Fernreisen verzichten möchte, ist alles vertreten.
Auch beim Caravan Center Bocholt in Nordrhein-Westfalen stehen die Zeichen auf Wachstum: „Jedes Jahr steigen die Neuzulassungen für Caravans um zehn Prozent. In den letzten drei Jahren hat sich unsere Mitarbeiterzahl fast verdoppelt auf 80“, berichtet Simon Böing, Prokurist und kaufmännischer Leiter des Familienunternehmens, das mit einem Umsatz von 35 Millionen Euro zu den größten Wohnmobil- und Wohnwagenanbietern Europas gehört, und ergänzt: „Wir wollen unsere Marktposition im Bereich Wohnmobile weiter ausbauen und hier genau wie im Bereich Wohnwagen Marktführer werden.“
Ineffiziente Abläufe, fehlende Schnittstellen
Ein starkes Wachstum bringt allerdings auch neue Herausforderungen mit sich. Beim Caravan-Center Bocholt fehlte es nicht nur an Platz – beispielsweise um die unterschiedlichen Modelle dem Kunden angemessen zu präsentieren. Es waren vor allem auch die Abläufe und die betriebsinterne Kommunikation nicht mehr effizient genug, um für die steigende Zahl an Kunden auch in Zukunft den nötigen Service bieten zu können. berichtet Böing: „Vor zwei Jahren haben wir einige Kilometer von hier ein großes neues Servicecenter gebaut. Durch diesen zweiten Standort ergab sich die Notwendigkeit, den Datenaustausch und die IT-Prozesse zu optimieren. Zu diesem Zeitpunkt hatten wir mehrere einzelne Systeme für Buchführung, Warenwirtschaft, und Personalabrechnung. Außerdem gab es verschiedene Excel-Tabellen und ein Dokumenten-Management-System, welches nicht verknüpft war.“ Das führte dazu, dass ein Fahrzeug unter Umständen in fünf verschiedenen Systemen erfasst war. Die bestehenden Anwendungen zu integrieren, war nicht möglich, weil die entsprechenden Schnittstellen fehlten. Gefragt war daher eine Lösung, mit der sich alle Geschäftsbereiche zentral steuern und verwalten lassen. „Das waren die wesentlichen Punkte, warum wir ein ERP-System wollten: alle Unternehmensbereiche in einem Programm konzentrieren. Ganz wichtig war uns die Anpassbarkeit des Systems an unsere Prozesse und nicht umgekehrt. Das Geschäft ist speziell, Aspekte von Fertigung, Handel und auch Besonderheiten des Automobilhandels müssen verbunden werden”, so Böing.
Sage X3: Flexible, zukunftsorientierte Business-Lösung
Der Caravan-Anbieter beschloss daher die Einführung der Business-Management-Lösung X3 von Sage. Die ERP-Software wird in der Cloud gehostet und hilft wachsenden Unternehmen durch eine einfache und flexible Hinzufügbarkeit von Modulen, zeitnah auf neue Geschäftsanforderungen zu reagieren. Neben der Anpassbarkeit des Systems, nannten die Verantwortlichen im Caravan Center Bocholt darüber hinaus die intuitive Bedienbarkeit der Software, die ansprechende Benutzeroberfläche und das Preis-Leistungs-Verhältnis als weitere Gründe für ihre Entscheidung. Mittlerweile nutzt das Caravan-Center Sage X3 für alle Unternehmensprozesse – von der Warenwirtschaft über die Fertigung bis hin zur Buchführung.
Transparenz und Zeitersparnis durch digitale Prozesse
Für Prokurist Böing hat es sich gelohnt, dass seine Firma die Digitalisierung frühzeitig in Angriff genommen und sich damit einen Vorsprung vor seinen Wettbewerbern sichern konnte: „Heute haben wir einen der modernsten Unternehmensauftritte der Branche. Das gilt für unsere Website, aber auch für die Prozessabläufe. Alle Informationen sind für jeden zugänglich und klar strukturiert. Ich sehe auf einen Blick die aktuellen Stand-Tageszeiten, den Auftragsbestand, den Auftragsvorlauf, die Verkaufszahlen und das Ganze im Zeitreihenvergleich und grafisch dargestellt. Wir haben alle Informationen, die wir zur Steuerung des Unternehmens brauchen und können schneller und besser auf Anforderungen von Kunden oder auch Kapitalgebern reagieren. Früher haben wir ein Fahrzeug fünf bis sechs Mal erfasst. Mit Sage X3 sparen wir pro Fahrzeug 30 Minuten. Bei 1.500 Fahrzeugen macht das an die 3.000 Arbeitsstunden pro Jahr.”
Mit dem neuen ERP-System hat das Unternehmen aus der Sicht Simon Böings die Basis für weiteres Wachstum gelegt: „Wir rechnen mit deutlichen Umsatzsteigerungen bei gleicher Personalstärke. Und unsere Kunden können sich auf ein noch größeres Angebot und einen runden Service hier bei uns in Bocholt freuen.”